iPaaS

Über iPaaS

Einführung

 

Die Idee cloudbasierter Integrationsplattformen findet sich bereits seit ein paar Jahren am Markt. Nichts desto trotz wissen viele Unternehmen nicht, wie und warum eine solche Lösung im eigenen Unternehmen einsetzbar wäre und wie auf diesem Wege traditionelle Integrationslösungen wie ESB (Enterprise Service Bus) abgelöst werden können.

 

Dabei bieten grade cloudbasierte Integrationslösungen eine Fülle interessanter Möglichkeiten und Alternativen für die Integrations- und damit auch die Digitalisierungsstrategie eines Unternehmens. Diese Alternativen und die daraus resultierenden Anwendungsfälle und Potenziale auch für mittelständische Unternehmen wollen wir im Folgenden aufzeigen.

 

Was sind iPaaS-Lösungen

Als iPaaS (Integration Platform as a Service) bezeichnet man cloudbasierte Softwarelösungen, die unterschiedliche IT-Systeme miteinander verbinden und so ganz verschiedene Integrationslösungen ermöglichen. Dazu zählen beispielsweise die Etablierung automatisierter Datenschnittstellen, der Austausch von Geschäftsdokumenten mit Lieferanten, Kunden und Partnern, die Digitalisierung von Workflows, die Bereitstellung von Unternehmensdaten über Webschnittstellen (APIs) oder auch die Anbindung von IoT-Lösungen (Internet of Things). Etablierte iPaaS-Lösungen können dabei praktisch jedes datenführende System und alle gängigen Datenformate integrieren, ob es sich nun um On-Premise Lösungen, cloudbasierte Systeme oder Apps handelt oder die Daten als XML, CSV, JSON oder per Webschnittstelle im REST oder SOAP Format vorliegen.

 

Enterprise ready

Auffällig ist, dass nur wenige der am Markt verfügbaren Lösungen tatsächlich komplexe Integrationen mit mehreren datenführenden Systemen,unterschiedlichen Dateiformaten und komplexen, kundenindividuell anpassbaren Datanaustauschprozessen ermöglichen. Viele Anbieter wie beispielsweise Zapier oder Integromat setzen stattdessen auf eine große Zahl von Plug and Play Konnektoren, mit denen sich zwar sehr schnell und einfach standardisierte Anbindungen zwischen einzelnen Cloudanwendungen abbilden lassen, die jedoch zur Abbildung komplexer Prozesslandschaften auf Enterprise-Level nicht geeignet sind. 

 

Managed Services

Hinzu kommt, dass unter den wenigen iPaaS-Lösungen mit Enterprise-Fokus fast ausschließlich Technology-Provider zu finden sind, d.h. Anbieter, die zwar die entsprechende Integrationstechnologie verkaufen, die Einbindung der jeweiligen Lösung in die Prozesslandschaft des Kunden aber nicht leisten. Da die Integration gewachsener IT-Landschaften immer auch einen hohen Komplexitätsgrad mit sich bringt, sind auch diese Lösungen grade für mittelständische Kunden nur schwer einzusetzen. Nur sehr wenige Anbieter am Markt bieten einen umfänglichen Service aus technologischer Plattform und zugehörigem Services.

 

Warum iPaaS nutzen?

Die Integration der unterschiedlichen IT-Systeme in einem Unternehmen und entlang der gesamten Wertschöpfungskette ist eine Kernanforderung jeder Digitalisierungsstrategie in Unternehmen. Daten als “das neue Gold” in Unternehmen können erst dann gewinnbringend genutzt werden, wenn isolierte Datensilos abgebaut und Daten zwischen Systemen ausgetauscht, angereichert und genutzt werden. 

 

Anforderungen an iPaaS-Lösungen

Dabei ist diese Art der Integration gerade in traditionellen Unternehmen mit gewachsenen Strukturen eine große Herausforderung. Eine Vielzahl unterschiedlicher Systeme mit unterschiedlichen Standards und Dateiformaten und technologischem Ansatz, verschiedene Ansprechpartner und Dienstleister, unterschiedliche Datenmodelle und nicht zuletzt eine heterogene Datenqualität in den einzelnen Abteilungen eines Unternehmens und zwischen unterschiedlichen Unternehmen einer Wertschöpfungskette erschweren die Integration und erhöhen die Anforderungen an die einzusetzende Integrationslösung.

 

Hinzukommt, dass eine Enterprise Intergration Plattform immer mit extrem wertvollen und teilweise sensiblen Daten arbeitet, die entscheidend sind für den Erfolg des jeweiligen Unternehmens. Eine iPaaS-Lösung muss daher auch höchste Ansprüche in Punkto Schutz  vor Datenverlust, Sicherheit gegen Zugriffe von Außen, Datenschutz entsprechend aktueller gesetzlicher Rahmenbedingungen, technischer Verfügbarkeit und Rollen- und Rechtemanagement erfüllen.

Funktionen einer iPaaS-Lösung

Der genaue Funktionsumfang der am Markt verfügbaren iPaaS-Lösungen unterscheidet sich im Detail von Anbieter zu Anbieter. Gerade mittelständische Unternehmen sollten aber immer darauf achten, dass der verfügbare Funktionsumfang die Anforderungen des eigenen Unternehmens erfüllt und die Anwendung zudem auch durch Mitarbeiter des eigenen Unternehmens einfach und verständlich zu bedienen ist. Dies vermeidet hohe Zusatzkosten und zeitliche Aufwände für individuelle Programmierungen und Änderungen im genutzten System und ermöglicht es dem Unternehmen, dauerhaft selbstständig mit den eigenen Daten arbeiten zu können.

 

Key Features

Kernfunktionen einer iPaaS-Lösung sind:

  • Konnektoren zu unterschiedlichen IT-Systemen
  • Verarbeitung unterschiedlicher Datenformate
  • Datenmapping
  • Übersetzung
  • Datenmanipulation
  • Optimierung der Datenqualität
  • Abbildung von Workflows
  • Monitoring der Datenaustauschprozesse
  • API Management

 

Anwendungsfälle

Welche konkreten Anwendungsmöglichkeiten ergeben sich aus diesen Funktionen nun für Unternehmen? Generell hängt auch dies von den jeweiligen Anforderungen und individuellen Workflows des jeweiligen Unternehmens ab. Es gibt aber eine Reihe typischer Szenarien in mittelständischen Unternehmen, die im Folgenden kurz vorgestellt werden sollen:

 

Systeme integrieren  (EAI)

Die Integration von IT-Systemen über eine iPaaS-Lösung ermöglicht eine bidirektionale Kommunikation zwischen diesen Systemen, also den automatisierten Austausch von Daten zwischen System A und System B. Dieser oft auch als Enterprise Application Integration (EAI) beschrieben Prozess bringt eine Reihe von Herausforderungen mit sich, die vor allem durch unterschiedliche Technologien (z.B. On-Premise, Cloud) Protokolle und Datenaustauschformate der einzelnen Systeme begründet sind. Ziel einer iPaaS-Lösung ist es daher, einen gemeinsamen Datenstandard zu etablieren und Daten zwischen Systemen auf Basis dieses Standards automatisiert auszutauschen. Dies ermöglicht zum einen die zentralisierte Zusammenführung aller Daten im Zuge einer umfassenden Datenintegration, aber auch die zeitsparende Anbindung neuer Systeme in die Gesamtintegration.

 

Daten integrieren

Die Zusammenführung aller relevanten Unternehmensdaten an einer zentralen Stelle (Single Point of truth) ist eine typische Anwendung für iPaaS-Lösungen. Dabei ist es für die Unternehmen von großer strategischer Bedeutung, dass alle Fachabteilungen eines Unternehmens sowie die zu integrierenden Partner, Lieferanten und Kunden entlang der Wertschöpfungskette zu jeder Zeit, im jeweils benötigten Kanal und Dateiformat auf aktuelle, korrekte und passend übersetzte Daten zugreifen können und Änderungen dieser Daten aus den jeweiligen Kanälen wieder an zentraler Stelle zusammenfließen. Auf diese Weise werden Datensilos abgebaut und die Kommunikation der Stakeholder in einem Unternehmen wird deutlich vereinfacht.

 

Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammenführen (ETL)

Ein klassischer Anwendungsfall von iPaaS-Lösungen besteht in der zentralen Zusammenführung, Sektion, Bearbeitung und Bereitstellung von Daten aus einer Vielzahl von Datenquellen. Dieser als ETL (Extract, Transform, Load) bekannte Prozess ist überall dort anzutreffen, wo Stammdaten aus externen Quellen ganz oder teilweise in einen eigenen Datenkatalog übernommen werden sollen. Zu erhalten beispielsweise Großhändler oft mehrere Millionen Datensätze von unterschiedlichen Lieferanten, wollen selbst aber nur einen Bruchteil dieser Datenmenge in den eigenen Artikelkatalog übernehmen. Eine iPaaS-Lösung ermöglicht es dem Unternehmen nun, die Daten aus unterschiedlichen Quellen einzulesen, auf eine einheitliche Struktur zu normalisieren, die gewünschten Daten zu selektieren, diese Daten gbf. zu bearbeiten und die Daten dann zentral für die angeschlossenen Kanäle verfügbar zu machen.

 

Elektronischer Datenaustausch (EDI)

Der elektronische Datenaustausch ermöglicht es Unternehmen, geschäftsrelevante Dokumente wie Bestellungen, Angebote, Rechnungen, Kundeninformationen, etc. auf Basis definierter Standards mit angeschlossenen Partnern digital auszutauschen. Dabei enthalten die ausgetauschten Dokumente die gleichen Informationen wie ihre gedruckten Äquivalente, durch den digitalen Austausch lassen sich Prozesse aber deutlich vereinfachen und beschleunigen. Um EDI-Prozesse zu etablieren werden eine Reihe von EDI-Protokollen definiert, die einen gemeinsamen Datenstandard zwischen den angeschlossenen Partnern sicherstellen. Die iPaaS-Lösung tauscht die nach dem EDI-Standard definierten Dateien zwischen den Systemen aus und konvertiert seinerseits verfügbare Datenaus anderen Systemen in die definierten EDI-Formate.

 

Datenqualität optimieren

Mit Hilfe von iPaaS-Lösungen kann die Datenqualität in einem Unternehmen deutlich optimiert werden. Einzelne Datenfelder lassen sich automatisch validieren, Datensätze auf Vollständigkeit prüfen. Anhand definierter Regeln lassen sich ein- und ausgehende Daten kontrollieren, so dass bei erkannten Fehlern und Problemen automatisch Benachrichtigungen für die jeweils zuständigen Personen generiert werden. Auf diese Weise lassen sich sogenannte Data Quality Pipelines aufbauen, die entlang eines definierten Workflows eine hohe Qualität der Daten im gesamten Unternehmen sicherstellen.

 

Daten zentral bereitstellen

Eine zunehmend wichtige Funktion von iPaaS-Lösungen besteht in der zentralen Bereitstellung von Unternehmensdaten über Webschnittstellen, sogenannte APIs. Diese Funktion wird oft als API Management beschrieben. APIs oder Webschnittstellen ermöglichen es anderen Systemen innerhalb und außerhalb es eigenen Unternehmens definierte Daten am datenführenden System aktiv abzurufen und an das iPaas-System zu übergeben. Unternehmen werden so in die Lage versetzt, wichtige Daten in allen geforderten Formaten zur Verfügung zu stellen und zudem einen Austausch wichtiger Daten in Echtzeit zu gewährleisten, auch wenn das eigentlich datenführende System (z.B. das ERP-System) hierzu funktional nicht in der Lage ist. Passeden Anwendungsfälle finden sich z.B. bei der Abfrage aktueller Bestände oder kundenindividueller Preise.

 

Business Prozesse automatisieren

Viele mittelständische Unternehmen sind in ihren Prozessen nach wie vor geprägt durch einen hohen manuellen Aufwand. Dabei ist z.B. das manuelle Kopieren oder Zuordnen von Daten (z.B. Bestelldaten, Kundendaten, Artikeldaten) nicht nur sehr zeitaufwändig sondern in der Regel auch sehr fehleranfällig. iPaaS-Systeme ermöglichen es Unternehmen wiederkehrende, regelbasierte Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Prozesse werden dadurch schneller, günstiger, weniger fehleranfällig, skalierbar und besser nachvollziehbar. Freiwerdende Ressourcen können für andere, wichtigere Aufgaben im Unternehmen eingesetzt werden.

Hybrid Integration Plattform

Eine typische Anwendungssituation von iPaaS-Lösungen besteht in der Integration von bestehenden On-Premise IT-Systemen mit modernen cloudbasierten Applikationen. Dabei besteht die Herausforderung meist in der Anbindung der älteren, über die Jahre gewachsenen und individualisierten IT-Systeme eines Unternehmens, da diese im Kern oft nicht gut auf die Kommunikation mit externen Systemen vorbereitet und zudem meist hochgradig individuell an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst worden sind. Dabei ist es in den meisten Fällen keine Option, die bestehende IT-Infrastruktur zu verändern. Vielmehr ist es Aufgabe der iPaaS-Lösung sich in die bestehende IT-Landschaft einzupassen und mit Herausforderungen wie fehlenden APIs, veralteten Datenformaten und restriktiven Firewalls erfolgreich umzugehen.

 

iPaaS-Lösungen als sogenannte Hybrid Integration Plattform integrieren On-Premise-Lösungen mit cloudbasierten Applikation und ermöglichen so den Abbau von Datensilos und die Integration älterer IT-Systeme mit den anderen Systemen im eigenen Unternehmen und in den Unternehmen von Partnern. Dabei ist zu beachten, dass iPaaS-Lösungen nicht nur zwei definierte Systeme integrieren können sollten, sondern in der Regel multiple Systeme miteinander kommunizieren können sollen.

 

IpaaS im Vergleich

Vorteile gegenüber traditionellen Lösungen

Eine iPaaS-Lösung ermöglicht den sicheren, stabilen und performanten Austausch von Daten zwischen unterschiedlichen Systemen, die Selektion und Manipulation dieser Daten, die Visualisierung und das Monitoring der abzubildenden Austauschprozesse und eine horizontale und vertikale Skalierung der Lösung entsprechend der Unternehmensentwicklung.

 

Im Gegensatz zu herkömmlichen Integrationslösungen erfolgt dabei die Einbindung neuer Systeme und die Etablierung neuer Workflows auf Basis einer cloudbasierten Technologie erheblich schneller als bisher. Dies führt für die Unternehmen zu einer deutlich verbesserten Time-to-market der jeweiligen Integration und gleichzeitig zu einem verbesserten Preis-Leistungs-Verhältnis, da die hohe Komplexität der benötigten Datenschnittstellen durch die Plattform reduziert wird.

iPaaS vs. Enterprise Service Bus

Sowohl iPaas als auch ESB folgen der gleichen Grundidee: Beide Ansätze eignen sich für die Integration unterschiedlicher IT-Systeme und den Austausch von Informationen zwischen diesen Systemen. Der Hauptunterschied zwischen iPaaS und ESB besteht in der notwendigen Infrastruktur und Komplexität der Einrichtung auf Seite des Unternehmens. Da iPaaS-Lösungen als cloudbasierte Systeme keine eigene Infrastruktur benötigen, entfallen Aufwände und Kosten für den Kauf und die Installation und Einrichtung einer eigenen Software. Auch Aufwände für spätere Upgrades und Maintainance-Kosten fallen in der Regel deutlich geringer aus.

 

Gleichzeitig ist es für iPaaS-Lösungen deutlich einfacher, neue Konnektoren und Funktionen bereitzustellen und die Anwendung zu skalieren, da in beiden Fällen keine Installationsarbeiten notwendig sind und nicht auf die jeweilige (Server-)Infrastruktur auf unternehmensseite Rücksicht genommen werden muss.

Vorteile iPaas

Traditionell waren die Themen Datenintegration und Prozessautomatisierung eher großen Unternehmen und Konzernen vorbehalten, die aufgrund hoher Investitionskosten schneller und besser von den Vorteilen der jeweiligen Lösung profitieren konnten und die Implementierung z.B. einer ESB-Lösung dank größerer interner Ressourcen auch einfacher bewältigen konnten. iPaaS-Lösungen ermöglichen es dank geringerer Komplexität und geringer Investionskosten auch mittleren und kleineren Unternehmen, von den Vorteilen einer vollständig integrierten IT-Landschaft zu profitieren. Geringe Kosten, keine infrastrukturellen Voraussetzungen, kurze Entwicklungszeiten und flexiile Skalierbarkeit machen iPaaS-Lösungen gerade auch für mittelständische Unternehmen attraktiv.

 

Im Folgenden werden die zentralen Vorteile von iPaaS-Lösungen für mittelständische Unternehmen noch einmal zusammengefasst:

Cloud-Technologie

iPaaS-Lösungen sind vollständig cloudbasierte Systeme. Daher sind Kauf und Installation einer eigenen Software-Lösung nicht notwendig. Auch kontinuierliche Updates und Korrekturen können zentral über die Cloud eingespielt werden, ohne Aufwände oder Kosten auf Unternehmensseite zu verursachen.Neue Features, die für spezifische Kundenprojekte entwickelt werden, stehen nach Launch zentral für alle Kunden des jeweiligen Systems zur Verfügung. Dies ist insbesondere bei neuen Konnektoren interessant, da sich so die eigenen Systeme mit minimalem Aufwand mit weiteren externen Systemen verbinden lassen. Wie bei allen cloudbasierten Applikationen lassen sich auch iPaaS-Lösungen von jedem Ort der Welt via Internet nutzen, wobei ein ausgereiftes Sicherheitskonzept trotzdem die Sicherheit der Unternehmensdaten in der Cloud garantierten muss.

Managed Services

Die Integration unterschiedlicher IT-Systeme ist auch auf Basis einer cloudbasierten Lösung komplex. Es ist daher wichtig, dass neben der reinen Technology immer auch Implementierungspartner verfügbar sind, die die Anbindung der einzelnen IT-Systemen auf Basis der iPaaS-Plattform durchführen. Dies kann entweder der Anbieter der iPaaS-Lösung selbst oder ein durch den Anbieter geschulter und zertifizierter Partner sein.

Enterprise Ready

Die gleichzeitige Anbindung multipler Datenquellen auf Basis unterschiedlicher Standards, eine gute Skalierbarkeit, Sicherheit und Stabilität sind Grundanforderungen an iPaaS-Lösungen für den Unternehmenseinsatz. Auch die Auswahl der verfügbaren Konnektoren spielt eine große Rolle. Vor allem im deutschsprachigen Raum helfen eine große Auswahl an Konnektoren für amerikanische Apps nicht weiter, wenn das eigene ERP-System mit Verbreitung im DACH-Raum nicht anzubinden ist. Auch typische Business-Anwendungen wie DATEV oder branchentypische Austauschformate wie BMEcat sollten durch die gewählte iPaaS-Lösung abbildbar sein.

Integration bestehender IT-Landschaften

Gewachsene IT-Landschaften können oft nur mit großem zeitlichen und finanziellen Aufwand verändert werden. iPaaS-Lösungen müssen sich daher nahtlos in die bestehende Infrastruktur auf Seite der Unternehmen integrieren und mit den gegebenen Bedingungen arbeiten können. Dazu zählen insbesondere die hybride Anbindung von OnPremise- und cloudbasierten Systemen sowie die Arbeit mit unterschiedlichen, teils veralteten Standards und Dateiformaten.

Geringe Integrationskosten

Die für die Implementierung einer iPaaS-Lösung zu schaffenden Voraussetzungen auf Unternehmensseite sind überschaubar. Eine eigene Serverinfrastruktur oder spezielle Software sind ebenso nicht notwendig wie eine Anpassung der bestehenden IT-Systeme. Dank niedriger Initialkosten und einem schrittweisen Ausbau der Integrationslösung ist ein schneller Start auch für kleine Unternehmen gut darstellbar.